Um dia cheio de reuniões. Mensagens chegando enquanto uma tarefa está sendo executada. Notificações no computador e no celular. Mudanças de prioridade e atividades que precisam ser concluídas dentro do prazo.
Ao final do expediente, a sensação pode ser de que o volume de trabalho foi enorme.
Mas será que havia tarefas demais ou estímulos demais?
A diferença parece pequena, mas compreender o que está acontecendo na rotina pode ajudar empresas, lideranças e RHs a identificar ajustes capazes de favorecer concentração, organização e Bem-Estar.
Alta demanda e excesso de estímulos não são a mesma coisa
A alta demanda está mais relacionada ao volume, ao ritmo ou à complexidade das atividades que precisam ser realizadas.
Ela pode aparecer quando existem muitas tarefas simultâneas, prazos próximos, prioridades concorrentes ou uma quantidade de atividades maior do que a capacidade disponível para determinado período.
Já o excesso de estímulos está relacionado à quantidade de informações e interrupções que disputam a atenção enquanto o trabalho está sendo realizado.
Notificações, mensagens, reuniões, ligações, mudanças constantes entre sistemas, conversas no ambiente e solicitações inesperadas são alguns exemplos.
As duas situações também podem acontecer ao mesmo tempo.
Uma equipe pode enfrentar um período de alta demanda e, além disso, trabalhar em uma rotina fragmentada por interrupções. Por outro lado, mesmo um dia com volume administrável de tarefas pode se tornar mentalmente desgastante quando praticamente nenhuma atividade consegue ser realizada de forma contínua.
Por isso, antes de buscar uma solução, é importante entender de onde vem a dificuldade.
O que acontece quando a atenção é interrompida constantemente?
A comunicação é indispensável para o funcionamento das empresas. O ponto de atenção está na forma como esses estímulos passam a ocupar a rotina.
Um experimento publicado no Journal of Occupational Health, realizado com 247 participantes, analisou os efeitos de notificações automáticas de ferramentas de comunicação. A redução das interrupções provocadas por essas notificações apresentou resultados positivos para desempenho e redução da tensão percebida.
Isso acontece porque uma interrupção não ocupa somente os segundos necessários para visualizar uma mensagem. Ao interromper uma atividade, direcionar a atenção para outro assunto e depois retornar ao que estava sendo feito, é necessário recuperar novamente o contexto da tarefa.
Quando esse processo acontece repetidamente durante o dia, o esforço para manter a concentração também pode aumentar.
Falta espaço para concentração?
Os números ajudam a dimensionar essa questão.
No Work Trend Index da Microsoft, 68% dos participantes disseram não ter tempo suficiente para trabalhar com concentração sem interrupções.
Na análise de utilização das ferramentas Microsoft 365, a empresa também identificou que, em média, 57% do tempo era destinado à comunicação, considerando reuniões, e-mails e chats, enquanto 43% estava relacionado à criação em documentos, planilhas e apresentações.
Isso não significa que comunicar seja improdutivo. Reuniões, conversas e trocas de informação fazem parte do funcionamento das organizações.
A reflexão é outra:
Quanto espaço permanece disponível para as atividades que exigem concentração contínua?
E quando o problema realmente é a demanda?
Também é importante não atribuir tudo às notificações.
A Organização Mundial da Saúde reconhece fatores como carga de trabalho excessiva, ritmo elevado, equipes insuficientes, jornadas prolongadas e baixo controle sobre o trabalho entre os aspectos que podem representar riscos à Saúde Mental.
Em abril de 2026, a Fundacentro também destacou que a relação entre Saúde Mental e trabalho é multifatorial e envolve dimensões individuais, organizacionais e institucionais. Entre os fatores citados estão demandas excessivas e transformações relacionadas ao avanço tecnológico e à organização do trabalho.
Por isso, simplesmente orientar uma equipe a desligar notificações não resolve uma rotina em que o volume de atividades realmente supera os recursos disponíveis.
Da mesma forma, aumentar recursos pode não solucionar um processo no qual falta clareza sobre prioridades, responsabilidades ou formas de acompanhamento.
Identificar a origem do problema vem antes da escolha da solução.
O que o RH e as lideranças podem observar?
Algumas perguntas ajudam a olhar para a rotina de maneira mais objetiva.
1. Tudo está sendo tratado como urgente?
Quando todas as solicitações recebem a mesma prioridade, cada nova mensagem pode parecer mais importante do que a atividade que já estava sendo executada.
Definir prioridades, responsáveis e prazos ajuda a organizar decisões e expectativas.
2. Existem canais demais para acompanhar?
E-mail, WhatsApp, chats corporativos, sistemas internos e reuniões podem cumprir funções importantes. O problema pode aparecer quando tarefas, solicitações, prazos e decisões ficam espalhados entre vários desses ambientes.
Uma alternativa é definir melhor a função de cada canal e, quando fizer sentido para a operação, centralizar o acompanhamento das tarefas em uma ferramenta específica de gestão.
Assim, em vez de depender de mensagens sucessivas para descobrir o andamento de uma demanda, a equipe pode consultar um fluxo previamente organizado.
3. A tecnologia está ajudando a organizar ou criando mais um canal?
Ferramentas como Trello, monday.com e outras plataformas de gestão de projetos e tarefas podem ajudar a reunir responsáveis, etapas, prazos e andamento das atividades em um mesmo ambiente. Trello e monday.com, por exemplo, oferecem estruturas voltadas à organização e ao acompanhamento de tarefas e projetos.
Mas o objetivo não é simplesmente acrescentar mais um software.
Uma ferramenta só ajuda quando simplifica o fluxo.
Se a equipe precisar acompanhar o sistema e, ao mesmo tempo, continuar recebendo as mesmas cobranças por e-mail, mensagem e outros canais, o resultado pode ser justamente o contrário.
O ganho está em criar um local de referência para que fique mais claro o que precisa ser feito, quem é o responsável, qual é o prazo e qual é a prioridade.
4. Há períodos de concentração?
Algumas atividades exigem períodos mais longos de atenção.
Quando possível, organizar determinados horários com menos reuniões ou interrupções pode favorecer a execução dessas tarefas.
5. Todas as reuniões precisam acontecer?
A questão não é eliminar reuniões.
Vale avaliar quais assuntos realmente dependem de discussão simultânea e quais poderiam ser resolvidos por meio de uma atualização objetiva, documento ou ferramenta de acompanhamento.
6. Toda notificação exige atenção imediata?
Nem toda informação precisa gerar uma interrupção.
Rever configurações de notificações e estabelecer expectativas realistas de tempo de resposta pode ajudar a diminuir interrupções sem prejudicar a comunicação entre as equipes.
7. O ambiente físico também está sendo observado?
Os estímulos não são apenas digitais.
Ruídos, circulação intensa, conversas próximas e movimentação constante também podem interferir em atividades que exigem concentração.
8. A demanda está adequada à capacidade disponível?
Se as interrupções forem reduzidas e o volume continuar difícil de administrar, talvez seja necessário olhar para prioridades, prazos, distribuição de atividades, processos e recursos disponíveis.
Produtividade também depende das condições para produzir
Trabalhar com foco não significa permanecer isolado durante todo o expediente.
Da mesma maneira, uma rotina saudável não significa eliminar prazos ou períodos de maior demanda.
O objetivo é encontrar equilíbrio.
Uma organização mais clara ajuda a diferenciar o que realmente precisa de resposta imediata, o que pode esperar e quais atividades precisam de espaço para serem executadas com atenção.
Ferramentas podem contribuir. Ajustes nas notificações também. Mas nenhuma medida isolada substitui a análise da rotina.
Conversar com as equipes, observar os processos e revisar periodicamente prioridades e formas de comunicação pode ajudar RHs e lideranças a entender onde estão os principais pontos de atenção.
Saúde Mental também passa por acesso ao cuidado
Organizar processos e reduzir estímulos desnecessários são medidas importantes, mas Saúde Mental envolve diferentes fatores e necessidades.
Por isso, além das ações relacionadas à organização da rotina, as empresas também podem disponibilizar caminhos para que os Trabalhadores tenham acesso a orientação, acolhimento e suporte quando precisarem.
O Elos bem estar, da Ativa Medicina, amplia esse acesso por meio de recursos voltados à Saúde Mental e acompanhamento profissional, podendo integrar as estratégias de Bem-Estar adotadas pelas organizações.
Não se trata de substituir uma boa organização do trabalho por atendimento individual. São frentes diferentes que podem se complementar.
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Fontes
Organização Mundial da Saúde. Mental health at work.
Fundacentro e FGV-EAESP. Saúde Mental e Trabalho, 2026.
Microsoft. Work Trend Index.
Ohly, S.; Bastin, L. Effects of task interruptions caused by notifications from communication applications on strain and performance. Journal of Occupational Health, 2023.
Trello e monday.com. Materiais oficiais sobre organização e gestão de tarefas e projetos.